La guida completa al Portale Alloggiati per host e case vacanze
Tutto quello che devi sapere sul Portale Alloggiati: obblighi, tempistiche, differenze tra ospiti italiani e stranieri, credenziali Questura, schedine alloggiati e checklist operativa per host di affitti brevi e case vacanze.
Indice
- Cos'è il Portale Alloggiati
- A cosa serve
- Chi deve usarlo
- Quali ospiti vanno comunicati
- Tempistiche generali
- Differenza tra ospiti italiani, UE ed extra UE
- Credenziali e abilitazione presso la Questura
- Cosa sono le schedine alloggiati
- Errori comuni
- Cosa NON fare
- Perché non basta conservare i documenti
- Rapporto con privacy e GDPR
- Checklist operativa
Cos'è il Portale Alloggiati
Il Portale Alloggiati (noto anche come Alloggiati Web) è il sistema informatico della Polizia di Stato per la comunicazione telematica dei dati degli ospiti alloggiati in strutture ricettive. È disciplinato dal Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS) e rappresenta l'evoluzione digitale delle vecchie schede cartacee.
Il portale è accessibile all'indirizzo ufficiale della Polizia di Stato e consente agli operatori di inviare telematicamente i dati degli ospiti alla Questura competente per territorio.
A cosa serve
L'obiettivo principale è garantire la sicurezza pubblica, permettendo alle Forze dell'Ordine di conoscere in tempo reale chi soggiorna sul territorio nazionale. Serve inoltre a:
- Assolvere l'obbligo di legge di comunicare i dati degli alloggiati
- Digitalizzare e semplificare il processo rispetto alle schede cartacee
- Tracciare in modo univoco ogni soggiorno
- Fornire un riscontro ufficiale di avvenuta comunicazione
Chi deve usarlo
Sono tenuti a utilizzare il Portale Alloggiati tutti i gestori di strutture ricettive, inclusi:
- Bed & Breakfast
- Case vacanze e affitti brevi
- Locazioni turistiche
- Appartamenti ammobiliati dati in locazione turistica
- Ville e interi alloggi destinati a turisti
L'obbligo vale per chi svolge attività ricettiva in modo professionale o abituale, indipendentemente dal fatto che si utilizzi o meno un contratto di locazione breve.
Quali ospiti vanno comunicati
Devono essere comunicati tutti gli ospiti che pernottano nella struttura, indipendentemente dalla nazionalità. La comunicazione riguarda:
- Dati anagrafici completi (nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza)
- Numero e tipo di documento di identità
- Estremi del passaporto (per cittadini extra UE)
- Indirizzo di residenza
- Date di arrivo e partenza
Tempistiche generali
La comunicazione deve avvenire entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite, calcolate dal momento del check-in effettivo. Il termine decorre dall'effettiva presentazione dell'ospite presso la struttura. In caso di ritardo, è possibile incorrere in sanzioni amministrative.
Differenza tra ospiti italiani, UE ed extra UE
Le modalità di comunicazione cambiano leggermente in base alla provenienza dell'ospite:
- Ospiti italiani: vanno comunicati con i dati della carta d'identità o del passaporto. È obbligatorio acquisire copia del documento.
- Ospiti UE: stessi obblighi degli italiani. Documento d'identità o passaporto valido per l'espatrio.
- Ospiti extra UE: obbligatorio acquisire i dati del passaporto (o altro documento equipollente) e del visto d'ingresso, se previsto. La comunicazione è particolarmente importante per le verifiche di soggiorno regolare.
In tutti i casi, l'host deve verificare la validità del documento e la corrispondenza con la persona presente.
Credenziali e abilitazione presso la Questura
Per accedere al Portale Alloggiati è necessario:
- Richiedere le credenziali presso la Questura della provincia in cui si trova la struttura
- Compilare l'apposita modulistica (disponibile sul sito della Questura)
- Presentare un documento di identità valido e la documentazione che attesti l'attività ricettiva
- Ottenere username e password per l'accesso al sistema
Alcune Questure richiedono anche la presenza fisica del titolare. I tempi di rilascio variano: da pochi giorni a diverse settimane, a seconda della Questura.
Cosa sono le schedine alloggiati
Le schedine alloggiati (modello P.S. 0.1 o equivalente digitale) sono i moduli che contengono i dati di ogni singolo ospite. In passato erano compilate a mano e conservate in un registro cartaceo. Oggi, con Alloggiati Web, vengono compilate e inviate telematicamente.
Ogni schedina deve contenere:
- Dati anagrafici dell'ospite
- Estremi del documento di identità
- Data di arrivo e di partenza prevista
- Numero di persone alloggiate
Errori comuni
- Inserire dati anagrafici incompleti o errati
- Comunicare solo gli ospiti extra UE e non anche quelli italiani
- Inviare i dati oltre le 24 ore
- Utilizzare documenti scaduti
- Inviare la schedina per l'ospite sbagliato
- Non aggiornare la comunicazione in caso di partenza anticipata
Cosa NON fare
- Non inviare dati parziali: ogni schedina deve essere completa
- Non delegare a terzi senza verifica: la responsabilità resta dell'host
- Non utilizzare sistemi non autorizzati per l'invio
- Non conservare i dati oltre i termini previsti dalla normativa sulla privacy
- Non omettere la comunicazione per ospiti di passaggio o soggiorni brevi
Perché non basta conservare i documenti
Molti host pensano che sia sufficiente fotocopiare o scansionare i documenti degli ospiti e conservarli. Non è così. La normativa richiede la comunicazione attiva alla Questura, non la semplice conservazione. Conservare i documenti è un obbligo aggiuntivo, non sostitutivo dell'invio telematico. Senza la comunicazione, si rischiano sanzioni anche in presenza di documenti regolarmente acquisiti.
Rapporto con privacy e GDPR
Il trattamento dei dati degli ospiti è soggetto al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). In sintesi:
- I dati vanno raccolti solo per finalità di legge
- Vanno conservati in modo sicuro
- Vanno cancellati entro i termini previsti (generalmente 5 anni dalla comunicazione)
- L'ospite ha diritto di accesso ai propri dati
- Non vanno utilizzati per finalità diverse da quelle previste
È consigliabile predisporre un'informativa per gli ospiti sul trattamento dei dati personali.
Checklist operativa
- Richiedere le credenziali di accesso al Portale Alloggiati presso la Questura competente
- Predisporre un sistema per la raccolta dei dati degli ospiti (modulo digitale o cartaceo)
- Verificare la validità dei documenti al momento del check-in
- Inserire i dati nel Portale Alloggiati entro 24 ore
- Conservare copia della comunicazione effettuata
- Conservare i dati degli ospiti per il periodo previsto dalla legge
- Aggiornare il sistema in caso di proroga o partenza anticipata
❓ Domande frequenti
Chi deve usare il Portale Alloggiati?
Entro quanto vanno comunicati gli ospiti?
Devo comunicare anche ospiti italiani?
Posso conservare solo i documenti?
Cosa succede se sbaglio una schedina?
Devo comunicare anche i bambini?
Cosa serve per ottenere le credenziali?
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