Self check-in in centro storico: quali accorgimenti per evitare problemi?

Ciao a tutti, gestisco un bilocale turistico a due passi da Santa Croce a Firenze. La mia signora delle pulizie è fantastica, ma spesso non riesce a rimanere fino all'arrivo degli ospiti per il check-in. Sto pensando di passare al self check-in con cassetta chiavi. Qualcuno ha esperienza con il self check-in in centro storico? La palazzina ha un portone che a volte si blocca e temo che gli ospiti possano avere difficoltà. Come gestite voi le istruzioni per l'accesso? Lasciate un passo-passo dettagliato? Usate video o foto? E per le chiavi di scorta in caso di emergenza?